Tarjouspyynnön räätälöinti tietylle yritykselle on yksi yleisimmistä epäilyistä ja riidanaiheista julkisissa hankinnoissa. Hankintalainsäädäntö lähtee siitä, että kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että se suosii yhtä tiettyä toimittajaa. Silti hankintayksiköllä on oikeus määritellä hankinnan kohde ja vaatimukset. Raja sallitun ja kielletyn välillä ei kuitenkaan aina ole yksiselitteinen.

Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin tarjouspyyntö voi olla lainvastaisesti räätälöity ja miten riskiä voidaan välttää.

Miksi räätälöinti tietylle yritykselle on kiellettyä?

Julkisten hankintojen keskeisiä periaatteita ovat avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys. Jos tarjouspyyntö on laadittu siten, että vain yksi toimija pystyy käytännössä täyttämään vaatimukset, nämä periaatteet eivät toteudu.

Kiellettyä on erityisesti se, että vaatimukset määritellään suoraan tietyn yrityksen tuotteiden tai palveluiden mukaisesti ilman hyväksyttäviä perusteita.

Tällainen menettely voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen ja koko kilpailutuksen uusimiseen.

Milloin tarjouspyyntö voi näyttää räätälöidyltä?

Tarjouspyyntö voi vaikuttaa räätälöidyltä esimerkiksi silloin, kun vaatimukset ovat poikkeuksellisen tarkkoja tai vastaavat suoraan yhden toimittajan ratkaisua.

Tyypillisiä riskitilanteita ovat hyvin yksityiskohtaiset tekniset vaatimukset, tiettyyn tuotteeseen viittaavat määrittelyt tai sellaiset yhdistelmät vaatimuksia, joita vain yksi toimittaja pystyy täyttämään.

Myös liian tiukat referenssivaatimukset tai epärealistiset aikataulut voivat rajata kilpailua tarpeettomasti.

Milloin tarkat vaatimukset ovat sallittuja?

Hankintayksiköllä on oikeus määritellä hankinnan kohde ja sille asetettavat vaatimukset. Tarkatkin vaatimukset voivat olla sallittuja, jos ne perustuvat todelliseen tarpeeseen.

Keskeistä on, että vaatimukset ovat objektiivisesti perusteltuja eivätkä rajoita kilpailua enempää kuin on välttämätöntä.

Esimerkiksi suorituskykyyn, laatuun tai yhteensopivuuteen liittyvät vaatimukset voivat olla perusteltuja, kunhan ne eivät sulje vaihtoehtoisia ratkaisuja pois ilman syytä.

Miten välttää lainvastainen räätälöinti?

Räätälöinnin riskiä voidaan vähentää huolellisella valmistelulla. Markkinakartoitus ennen kilpailutusta auttaa ymmärtämään, millaisia ratkaisuja on saatavilla ja miten vaatimukset voidaan muotoilla kilpailua edistävästi.

Vaatimukset kannattaa esittää mahdollisuuksien mukaan toiminnallisina tavoitteina teknisten yksityiskohtien sijaan. Näin useammat toimittajat voivat tarjota ratkaisujaan.

Lisäksi tarjouspyyntö kannattaa tarkistaa juridisesti ennen julkaisemista.

Mitä seuraa, jos tarjouspyyntö on räätälöity?

Jos tarjouspyyntö katsotaan lainvastaisesti räätälöidyksi, seuraukset voivat olla merkittäviä. Tarjoaja voi tehdä hankintaoikaisuvaatimuksen tai valituksen markkinaoikeuteen.

Markkinaoikeus voi kumota hankintapäätöksen tai määrätä hankintamenettelyn keskeytettäväksi. Tämä johtaa usein viivästyksiin ja lisäkustannuksiin.

Siksi tarjouspyynnön lainmukaisuuteen kannattaa panostaa jo etukäteen.

Ota yhteyttä. Tarjouspyynnön räätälöinti tietylle yritykselle on kiellettyä, jos se rikkoo tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus asettaa tarpeeseen perustuvia vaatimuksia.

Keskeistä on, että vaatimukset ovat perusteltuja, avoimia ja mahdollistavat aidon kilpailun.

Huolellinen suunnittelu ja asiantuntijan tuki auttavat varmistamaan, että tarjouspyyntö täyttää lain vaatimukset ja kestää tarkastelun.

Asianajotoimisto Legistum Oy