Avainsana: tekniset vaatimukset

Yhden tarjoajan kilpailutus – onko se uusittava?

Tilanne on tuttu monelle hankintayksikölle: tarjouspyyntö julkaistaan huolella, määräaika kuluu umpeen, ja tarjouksia saapuu vain yksi. Tämä ei ole pelkästään harmillista – se voi myös herättää kysymyksen siitä, onko kilpailutus ylipäätään ollut riittävän avoin ja kilpailua synnyttävä, ja onko hankintayksiköllä velvollisuus uusia koko kilpailutus.

Yhden tarjoajan tilanne on Suomessa yllättävän yleinen: merkittävä osa julkisista kilpailutuksista kerää käytännössä vain yhden tai kaksi tarjousta. Hankintalain uudistuksen myötä tähän ollaan puuttumassa aiempaa suoremmin.

Miksi kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous?

Tyypillisimpiä syitä ovat:

Liian tiukat tai epärealistiset soveltuvuusvaatimukset, jotka karsivat suuren osan potentiaalisista tarjoajista pois jo lähtökohtaisesti
Tekniset vaatimukset, jotka täyttää käytännössä vain yksi toimittaja markkinoilla
Ohut markkina – hankinnan kohde on niin erikoistunut, ettei Suomessa tai lähialueilla ole montaa toimijaa
Liian lyhyt tarjousaika, joka karsii pois toimijat, joilla ei ole valmiiksi resursseja nopeaan tarjoukseen
Puutteellinen markkinointi kilpailutuksesta – ilmoitus ei tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia
Aiempi kilpailutus tai sopimuskumppani on jo vakiintunut, eivätkä muut toimijat koe kannattavaksi lähteä mukaan kilpailuun

Mitä laki edellyttää yhden tarjoajan tilanteessa?

Hankintalain uudistuksen myötä on tulossa aiempaa selkeämpi lähtökohta: jos EU-kynnysarvon ylittävään avoimeen kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous, hankintayksikön on lähtökohtaisesti keskeytettävä hankinta ja uusittava kilpailutus. Ajatuksena on, ettei yhden tarjouksen varaan syntynyttä hankintapäätöstä voida pitää aidosti kilpailuun perustuvana.

Uusimisvelvollisuudesta voidaan kuitenkin poiketa, jos hankinta on valmisteltu huolellista markkinakartoitusta hyödyntäen. Tämä tekee markkinakartoituksesta entistä tärkeämmän työkalun: hyvin tehty ja dokumentoitu markkinakartoitus voi olla peruste sille, ettei kilpailutusta tarvitse uusia, vaikka tarjouksia saataisiinkin vain yksi.

Huomioitavaa: Tarkat voimaantulopäivät ja soveltamisalan yksityiskohdat kannattaa aina varmistaa ajantasaisesta lähteestä, sillä hankintalain uudistus etenee vaiheittain.

Näin ehkäiset yhden tarjoajan tilanteen etukäteen

Tee markkinakartoitus ennen tarjouspyynnön laatimista. Selvitä, ketkä markkinoilla toimivat ja millaisia vaatimuksia he pystyisivät realistisesti täyttämään.
Arvioi soveltuvuusvaatimusten suhteellisuus. Kysy jokaisen vaatimuksen kohdalla, onko se todella välttämätön vai rajaako se tarpeettomasti kilpailua.
Käytä teknologianeutraaleja vaatimuksia tuotemerkkien tai yksittäisten ratkaisujen sijaan.
Varaa riittävän pitkä tarjousaika, erityisesti monimutkaisissa hankinnoissa.
Markkinoi kilpailutusta aktiivisesti – pelkkä HILMA-ilmoitus ei aina tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia, varsinkin pienempiä toimijoita.
Harkitse hankinnan jakamista osiin. Pienempiin osiin jaettu hankinta voi houkutella useampia tarjoajia, jotka eivät pystyisi tarjoamaan koko kokonaisuudesta.

Entä jos tarjouksia on jo saatu vain yksi?

Jos kilpailutukseen on jo saatu vain yksi tarjous, kannattaa arvioida huolellisesti:

Onko hankinta valmisteltu markkinakartoitusta hyödyntäen – jos on, tilanne voi olla poikkeuksellisesti hyväksyttävä
Onko tarjouspyynnössä ollut piirteitä, jotka ovat voineet rajata kilpailua tarpeettomasti
Kannattaako hankinta silti keskeyttää ja uusia, vaikka lain vaatimus ei suoraan velvoittaisikaan siihen – yhden tarjouksen varaan tehty päätös on aina alttiimpi myöhemmälle riitautukselle

Näin autamme

Autamme hankintayksiköitä sekä ehkäisemään yhden tarjoajan tilanteita etukäteen että arvioimaan, mitä tehdä, jos tilanne on jo syntynyt. Palvelumme kattaa:

Tarjouspyyntöjen ja soveltuvuusvaatimusten arvioinnin kilpailua rajoittavien tekijöiden varalta
Markkinakartoitusten suunnittelun ja toteutuksen
Arvion siitä, onko kilpailutus uusittava, ja tarvittaessa uuden kilpailutuksen valmistelun

Ota yhteyttä

Jos kilpailutuksenne on juuri kerännyt vain yhden tarjouksen, tai haluatte varmistaa etukäteen, ettei näin käy, ota yhteyttä.

Teppo Laine, asianajaja, osakas · teppo.laine@legistum.fi Asianajotoimisto Legistum Oy · Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki · puh. 0207 424 460 · toimisto@legistum.fi · www.legistum.fi

Asianajotoimisto Legistum Oy

Tekninen vaatimus julkisessa hankinnassa – miten määritellä oikein?

Tekninen vaatimus julkisessa hankinnassa on yksi tarjouspyynnön tärkeimmistä osista. Sen avulla hankintayksikkö määrittelee, millaisia ominaisuuksia, suorituskykyä tai laatua hankittavalta tuotteelta, palvelulta tai järjestelmältä edellytetään.

Teknisten vaatimusten laatiminen on kuitenkin juridisesti herkkä vaihe. Liian tarkat tai syrjivät vaatimukset voivat johtaa kilpailun rajoittumiseen, valituksiin ja jopa hankinnan kumoutumiseen.

Mitä tekninen vaatimus tarkoittaa?

Teknisellä vaatimuksella tarkoitetaan tarjouspyynnössä asetettuja ominaisuuksia tai suorituskykyvaatimuksia, jotka hankinnan kohteen tulee täyttää.

Vaatimukset voivat koskea esimerkiksi

järjestelmän toiminnallisuutta
laatutasoani
yhteensopivuutta
turvallisuutta
käyttöominaisuuksia
suorituskykyä

Teknisten vaatimusten tarkoituksena on varmistaa, että hankinta vastaa todellista tarvetta.

Miksi tekniset vaatimukset ovat juridisesti tärkeitä?

Julkisissa hankinnoissa tekniset vaatimukset eivät saa perusteettomasti suosia tiettyä toimittajaa, tuotetta tai teknologiaa.

Hankintalain mukaan vaatimusten tulee perustua objektiivisiin tarpeisiin ja mahdollistaa tasapuolinen kilpailu.

Jos tekniset vaatimukset laaditaan liian yksityiskohtaisesti esimerkiksi tietyn valmistajan ratkaisun mukaisiksi, hankinta voi olla lainvastainen.

Lopputulokseen perustuva määrittely

Yleisesti suositeltavaa on määritellä tekniset vaatimukset ensisijaisesti toiminnallisten tavoitteiden kautta.

Tämä tarkoittaa sitä, että tarjouspyynnössä kuvataan, mitä hankinnalla halutaan saavuttaa, eikä tarpeettoman tarkasti määrätä, miten ratkaisu teknisesti toteutetaan.

Esimerkiksi IT-hankinnassa voidaan määritellä järjestelmän suorituskyky tai tietoturvataso ilman, että vaaditaan tiettyä ohjelmistoa tai valmistajaa.

Tämä lisää kilpailua ja vähentää valitusriskiä.

Milloin tarkat tekniset vaatimukset ovat sallittuja?

Tarkatkin tekniset vaatimukset voivat olla sallittuja, jos ne ovat aidosti tarpeellisia hankinnan toteuttamiseksi.

Esimerkiksi yhteensopivuus olemassa olevan järjestelmän kanssa tai erityiset turvallisuusvaatimukset voivat perustella yksityiskohtaisemman määrittelyn.

Keskeistä on, että vaatimukset ovat suhteellisia ja perusteltuja.

Yleisimmät virheet teknisissä vaatimuksissa

Julkisissa hankinnoissa ongelmia syntyy usein, kun

vaatimukset suosivat yhtä toimittajaa
tekniset määrittelyt ovat liian yksityiskohtaisia
vaihtoehtoisia ratkaisuja ei sallita
markkinakartoitusta ei ole tehty
vaatimukset ovat epäselviä

Tällaiset virheet voivat johtaa oikaisuvaatimuksiin tai markkinaoikeusvalituksiin.

Miten tekniset vaatimukset kannattaa laatia?

Hyvä käytäntö on yhdistää markkinakartoitus, juridinen arviointi ja käytännön hankintaosaaminen.

Tekniset vaatimukset kannattaa

perustaa todelliseen tarpeeseen
muotoilla mahdollisimman toiminnallisesti
välttää tarpeettomia tuotemerkki- tai valmistajaviittauksia
sallia vastaavat ratkaisut
dokumentoida huolellisesti

Näin tarjouspyyntö pysyy lainmukaisena ja kilpailua tukevana.

Ota yhteyttä teknisen vaatimuksen aiheuttaessa harmaita hiuksia. Tekninen vaatimus julkisessa hankinnassa on keskeinen osa kilpailutuksen onnistumista. Oikein laaditut tekniset vaatimukset varmistavat, että hankinta vastaa tarpeita ilman, että kilpailu rajoittuu tarpeettomasti.

Huolellinen valmistelu, markkinatuntemus ja juridinen asiantuntemus auttavat rakentamaan tarjouspyynnön, joka kestää sekä käytännön että oikeudellisen tarkastelun.

Asianajotoimisto Legistum Oy

Tarjouspyynnön räätälöinti tietylle yritykselle – mikä on sallittua?

Tarjouspyynnön räätälöinti tietylle yritykselle on yksi yleisimmistä epäilyistä ja riidanaiheista julkisissa hankinnoissa. Hankintalainsäädäntö lähtee siitä, että kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että se suosii yhtä tiettyä toimittajaa. Silti hankintayksiköllä on oikeus määritellä hankinnan kohde ja vaatimukset. Raja sallitun ja kielletyn välillä ei kuitenkaan aina ole yksiselitteinen.

Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin tarjouspyyntö voi olla lainvastaisesti räätälöity ja miten riskiä voidaan välttää.

Miksi räätälöinti tietylle yritykselle on kiellettyä?

Julkisten hankintojen keskeisiä periaatteita ovat avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys. Jos tarjouspyyntö on laadittu siten, että vain yksi toimija pystyy käytännössä täyttämään vaatimukset, nämä periaatteet eivät toteudu.

Kiellettyä on erityisesti se, että vaatimukset määritellään suoraan tietyn yrityksen tuotteiden tai palveluiden mukaisesti ilman hyväksyttäviä perusteita.

Tällainen menettely voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen ja koko kilpailutuksen uusimiseen.

Milloin tarjouspyyntö voi näyttää räätälöidyltä?

Tarjouspyyntö voi vaikuttaa räätälöidyltä esimerkiksi silloin, kun vaatimukset ovat poikkeuksellisen tarkkoja tai vastaavat suoraan yhden toimittajan ratkaisua.

Tyypillisiä riskitilanteita ovat hyvin yksityiskohtaiset tekniset vaatimukset, tiettyyn tuotteeseen viittaavat määrittelyt tai sellaiset yhdistelmät vaatimuksia, joita vain yksi toimittaja pystyy täyttämään.

Myös liian tiukat referenssivaatimukset tai epärealistiset aikataulut voivat rajata kilpailua tarpeettomasti.

Milloin tarkat vaatimukset ovat sallittuja?

Hankintayksiköllä on oikeus määritellä hankinnan kohde ja sille asetettavat vaatimukset. Tarkatkin vaatimukset voivat olla sallittuja, jos ne perustuvat todelliseen tarpeeseen.

Keskeistä on, että vaatimukset ovat objektiivisesti perusteltuja eivätkä rajoita kilpailua enempää kuin on välttämätöntä.

Esimerkiksi suorituskykyyn, laatuun tai yhteensopivuuteen liittyvät vaatimukset voivat olla perusteltuja, kunhan ne eivät sulje vaihtoehtoisia ratkaisuja pois ilman syytä.

Miten välttää lainvastainen räätälöinti?

Räätälöinnin riskiä voidaan vähentää huolellisella valmistelulla. Markkinakartoitus ennen kilpailutusta auttaa ymmärtämään, millaisia ratkaisuja on saatavilla ja miten vaatimukset voidaan muotoilla kilpailua edistävästi.

Vaatimukset kannattaa esittää mahdollisuuksien mukaan toiminnallisina tavoitteina teknisten yksityiskohtien sijaan. Näin useammat toimittajat voivat tarjota ratkaisujaan.

Lisäksi tarjouspyyntö kannattaa tarkistaa juridisesti ennen julkaisemista.

Mitä seuraa, jos tarjouspyyntö on räätälöity?

Jos tarjouspyyntö katsotaan lainvastaisesti räätälöidyksi, seuraukset voivat olla merkittäviä. Tarjoaja voi tehdä hankintaoikaisuvaatimuksen tai valituksen markkinaoikeuteen.

Markkinaoikeus voi kumota hankintapäätöksen tai määrätä hankintamenettelyn keskeytettäväksi. Tämä johtaa usein viivästyksiin ja lisäkustannuksiin.

Siksi tarjouspyynnön lainmukaisuuteen kannattaa panostaa jo etukäteen.

Ota yhteyttä. Tarjouspyynnön räätälöinti tietylle yritykselle on kiellettyä, jos se rikkoo tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus asettaa tarpeeseen perustuvia vaatimuksia.

Keskeistä on, että vaatimukset ovat perusteltuja, avoimia ja mahdollistavat aidon kilpailun.

Huolellinen suunnittelu ja asiantuntijan tuki auttavat varmistamaan, että tarjouspyyntö täyttää lain vaatimukset ja kestää tarkastelun.

Asianajotoimisto Legistum Oy