Tilanne on tuttu monelle hankintayksikölle: tarjouspyyntö julkaistaan huolella, määräaika kuluu umpeen, ja tarjouksia saapuu vain yksi. Tämä ei ole pelkästään harmillista – se voi myös herättää kysymyksen siitä, onko kilpailutus ylipäätään ollut riittävän avoin ja kilpailua synnyttävä, ja onko hankintayksiköllä velvollisuus uusia koko kilpailutus.
Yhden tarjoajan tilanne on Suomessa yllättävän yleinen: merkittävä osa julkisista kilpailutuksista kerää käytännössä vain yhden tai kaksi tarjousta. Hankintalain uudistuksen myötä tähän ollaan puuttumassa aiempaa suoremmin.
Miksi kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous?
Tyypillisimpiä syitä ovat:
- Liian tiukat tai epärealistiset soveltuvuusvaatimukset, jotka karsivat suuren osan potentiaalisista tarjoajista pois jo lähtökohtaisesti
- Tekniset vaatimukset, jotka täyttää käytännössä vain yksi toimittaja markkinoilla
- Ohut markkina – hankinnan kohde on niin erikoistunut, ettei Suomessa tai lähialueilla ole montaa toimijaa
- Liian lyhyt tarjousaika, joka karsii pois toimijat, joilla ei ole valmiiksi resursseja nopeaan tarjoukseen
- Puutteellinen markkinointi kilpailutuksesta – ilmoitus ei tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia
- Aiempi kilpailutus tai sopimuskumppani on jo vakiintunut, eivätkä muut toimijat koe kannattavaksi lähteä mukaan kilpailuun
Mitä laki edellyttää yhden tarjoajan tilanteessa?
Hankintalain uudistuksen myötä on tulossa aiempaa selkeämpi lähtökohta: jos EU-kynnysarvon ylittävään avoimeen kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous, hankintayksikön on lähtökohtaisesti keskeytettävä hankinta ja uusittava kilpailutus. Ajatuksena on, ettei yhden tarjouksen varaan syntynyttä hankintapäätöstä voida pitää aidosti kilpailuun perustuvana.
Uusimisvelvollisuudesta voidaan kuitenkin poiketa, jos hankinta on valmisteltu huolellista markkinakartoitusta hyödyntäen. Tämä tekee markkinakartoituksesta entistä tärkeämmän työkalun: hyvin tehty ja dokumentoitu markkinakartoitus voi olla peruste sille, ettei kilpailutusta tarvitse uusia, vaikka tarjouksia saataisiinkin vain yksi.
Huomioitavaa: Tarkat voimaantulopäivät ja soveltamisalan yksityiskohdat kannattaa aina varmistaa ajantasaisesta lähteestä, sillä hankintalain uudistus etenee vaiheittain.
Näin ehkäiset yhden tarjoajan tilanteen etukäteen
- Tee markkinakartoitus ennen tarjouspyynnön laatimista. Selvitä, ketkä markkinoilla toimivat ja millaisia vaatimuksia he pystyisivät realistisesti täyttämään.
- Arvioi soveltuvuusvaatimusten suhteellisuus. Kysy jokaisen vaatimuksen kohdalla, onko se todella välttämätön vai rajaako se tarpeettomasti kilpailua.
- Käytä teknologianeutraaleja vaatimuksia tuotemerkkien tai yksittäisten ratkaisujen sijaan.
- Varaa riittävän pitkä tarjousaika, erityisesti monimutkaisissa hankinnoissa.
- Markkinoi kilpailutusta aktiivisesti – pelkkä HILMA-ilmoitus ei aina tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia, varsinkin pienempiä toimijoita.
- Harkitse hankinnan jakamista osiin. Pienempiin osiin jaettu hankinta voi houkutella useampia tarjoajia, jotka eivät pystyisi tarjoamaan koko kokonaisuudesta.
Entä jos tarjouksia on jo saatu vain yksi?
Jos kilpailutukseen on jo saatu vain yksi tarjous, kannattaa arvioida huolellisesti:
- Onko hankinta valmisteltu markkinakartoitusta hyödyntäen – jos on, tilanne voi olla poikkeuksellisesti hyväksyttävä
- Onko tarjouspyynnössä ollut piirteitä, jotka ovat voineet rajata kilpailua tarpeettomasti
- Kannattaako hankinta silti keskeyttää ja uusia, vaikka lain vaatimus ei suoraan velvoittaisikaan siihen – yhden tarjouksen varaan tehty päätös on aina alttiimpi myöhemmälle riitautukselle
Näin autamme
Autamme hankintayksiköitä sekä ehkäisemään yhden tarjoajan tilanteita etukäteen että arvioimaan, mitä tehdä, jos tilanne on jo syntynyt. Palvelumme kattaa:
- Tarjouspyyntöjen ja soveltuvuusvaatimusten arvioinnin kilpailua rajoittavien tekijöiden varalta
- Markkinakartoitusten suunnittelun ja toteutuksen
- Arvion siitä, onko kilpailutus uusittava, ja tarvittaessa uuden kilpailutuksen valmistelun
Ota yhteyttä
Jos kilpailutuksenne on juuri kerännyt vain yhden tarjouksen, tai haluatte varmistaa etukäteen, ettei näin käy, ota yhteyttä.
Teppo Laine, asianajaja, osakas · teppo.laine@legistum.fi Asianajotoimisto Legistum Oy · Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki · puh. 0207 424 460 · toimisto@legistum.fi · www.legistum.fi