Tekninen vaatimus julkisessa hankinnassa on yksi tarjouspyynnön tärkeimmistä osista. Sen avulla hankintayksikkö määrittelee, millaisia ominaisuuksia, suorituskykyä tai laatua hankittavalta tuotteelta, palvelulta tai järjestelmältä edellytetään.
Teknisten vaatimusten laatiminen on kuitenkin juridisesti herkkä vaihe. Liian tarkat tai syrjivät vaatimukset voivat johtaa kilpailun rajoittumiseen, valituksiin ja jopa hankinnan kumoutumiseen.
Mitä tekninen vaatimus tarkoittaa?
Teknisellä vaatimuksella tarkoitetaan tarjouspyynnössä asetettuja ominaisuuksia tai suorituskykyvaatimuksia, jotka hankinnan kohteen tulee täyttää.
Vaatimukset voivat koskea esimerkiksi
järjestelmän toiminnallisuutta
laatutasoani
yhteensopivuutta
turvallisuutta
käyttöominaisuuksia
suorituskykyä
Teknisten vaatimusten tarkoituksena on varmistaa, että hankinta vastaa todellista tarvetta.
Miksi tekniset vaatimukset ovat juridisesti tärkeitä?
Julkisissa hankinnoissa tekniset vaatimukset eivät saa perusteettomasti suosia tiettyä toimittajaa, tuotetta tai teknologiaa.
Hankintalain mukaan vaatimusten tulee perustua objektiivisiin tarpeisiin ja mahdollistaa tasapuolinen kilpailu.
Jos tekniset vaatimukset laaditaan liian yksityiskohtaisesti esimerkiksi tietyn valmistajan ratkaisun mukaisiksi, hankinta voi olla lainvastainen.
Lopputulokseen perustuva määrittely
Yleisesti suositeltavaa on määritellä tekniset vaatimukset ensisijaisesti toiminnallisten tavoitteiden kautta.
Tämä tarkoittaa sitä, että tarjouspyynnössä kuvataan, mitä hankinnalla halutaan saavuttaa, eikä tarpeettoman tarkasti määrätä, miten ratkaisu teknisesti toteutetaan.
Esimerkiksi IT-hankinnassa voidaan määritellä järjestelmän suorituskyky tai tietoturvataso ilman, että vaaditaan tiettyä ohjelmistoa tai valmistajaa.
Tämä lisää kilpailua ja vähentää valitusriskiä.
Milloin tarkat tekniset vaatimukset ovat sallittuja?
Tarkatkin tekniset vaatimukset voivat olla sallittuja, jos ne ovat aidosti tarpeellisia hankinnan toteuttamiseksi.
Esimerkiksi yhteensopivuus olemassa olevan järjestelmän kanssa tai erityiset turvallisuusvaatimukset voivat perustella yksityiskohtaisemman määrittelyn.
Keskeistä on, että vaatimukset ovat suhteellisia ja perusteltuja.
Yleisimmät virheet teknisissä vaatimuksissa
Julkisissa hankinnoissa ongelmia syntyy usein, kun
vaatimukset suosivat yhtä toimittajaa
tekniset määrittelyt ovat liian yksityiskohtaisia
vaihtoehtoisia ratkaisuja ei sallita
markkinakartoitusta ei ole tehty
vaatimukset ovat epäselviä
Tällaiset virheet voivat johtaa oikaisuvaatimuksiin tai markkinaoikeusvalituksiin.
Miten tekniset vaatimukset kannattaa laatia?
Hyvä käytäntö on yhdistää markkinakartoitus, juridinen arviointi ja käytännön hankintaosaaminen.
Tekniset vaatimukset kannattaa
perustaa todelliseen tarpeeseen
muotoilla mahdollisimman toiminnallisesti
välttää tarpeettomia tuotemerkki- tai valmistajaviittauksia
sallia vastaavat ratkaisut
dokumentoida huolellisesti
Näin tarjouspyyntö pysyy lainmukaisena ja kilpailua tukevana.
Ota yhteyttä teknisen vaatimuksen aiheuttaessa harmaita hiuksia. Tekninen vaatimus julkisessa hankinnassa on keskeinen osa kilpailutuksen onnistumista. Oikein laaditut tekniset vaatimukset varmistavat, että hankinta vastaa tarpeita ilman, että kilpailu rajoittuu tarpeettomasti.
Huolellinen valmistelu, markkinatuntemus ja juridinen asiantuntemus auttavat rakentamaan tarjouspyynnön, joka kestää sekä käytännön että oikeudellisen tarkastelun.