Hankintapäätös perusteluineen ja oikaisuohje sekä valitusosoite on annettava tiedoksi kaikille menettelyissä mukana olleille, mukaan lukien häviäjät, hylättyjen tarjousten tekijät ja ehdokkaat, jotka eivät saa mahdollisessa rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntöä.
Hankintapäätöksestä tulee käydä ilmi valittu tarjous, tarjouksen valintaperuste, ja mikäli kokonaistaloudellista edullisuutta on käytetty perusteena, sen arviointiperusteet.
Hankintalaissa ei ole määräaikaa päätöksen tiedoksiannoille. Hyvän hallinnon periaatteiden mukaan, päätös tulisi kuitenkin antaa tiedoksi mahdollisimman nopeasti. Uusittu hankintalaki mahdollistaa myös sähköiset tiedoksiannot.
Hankintapäätöksen sisältö
Hankintayksikkö laatii hankinnan päätteeksi hankintapäätöksen, jossa esitetään hankintamenettelyn lopputulos. Hankintapäätöksessä todetaan ainakin kuka on valittu toimittaja, mikä on hankinnan kohde ja määrä sekä hankinnan kokonaishinta.
Muita hankintapäätöksessä olevia tietoja ovat valittu hankintamenettely perusteluineen sekä tiedot tarjoajien poissulkemisesta tai hylkäyksestä. Hankintapäätöksessä myös perustellaan valinta- ja vertailuperusteet tarjouspyynnön mukaisesti.
Hankintalain mukaan hankintayksikön on siis tehtävä ehdokkaan tai tarjoajan asemaan vaikuttavista ratkaisuistaan hankintapäätös, joka on perusteltava. Hankintayksikön on siten mahdollista tehdä myös kesken hankintamenettelyn ratkaisuja, jotka vaikuttavat tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan. Tällöin myös nämä päätökset on tehtävä kirjallisesti ja perusteltava. Perustelujen on oltava niin yksityiskohtaiset, että päätöksen saanut asianosainen voi päätellä, että onko hankintayksikkö toiminut velvoittavan lainsäädännön mukaisesti.
