Kategoria: julkinen hankinta

Yhden tarjoajan kilpailutus – onko se uusittava?

Tilanne on tuttu monelle hankintayksikölle: tarjouspyyntö julkaistaan huolella, määräaika kuluu umpeen, ja tarjouksia saapuu vain yksi. Tämä ei ole pelkästään harmillista – se voi myös herättää kysymyksen siitä, onko kilpailutus ylipäätään ollut riittävän avoin ja kilpailua synnyttävä, ja onko hankintayksiköllä velvollisuus uusia koko kilpailutus.

Yhden tarjoajan tilanne on Suomessa yllättävän yleinen: merkittävä osa julkisista kilpailutuksista kerää käytännössä vain yhden tai kaksi tarjousta. Hankintalain uudistuksen myötä tähän ollaan puuttumassa aiempaa suoremmin.

Miksi kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous?

Tyypillisimpiä syitä ovat:

Liian tiukat tai epärealistiset soveltuvuusvaatimukset, jotka karsivat suuren osan potentiaalisista tarjoajista pois jo lähtökohtaisesti
Tekniset vaatimukset, jotka täyttää käytännössä vain yksi toimittaja markkinoilla
Ohut markkina – hankinnan kohde on niin erikoistunut, ettei Suomessa tai lähialueilla ole montaa toimijaa
Liian lyhyt tarjousaika, joka karsii pois toimijat, joilla ei ole valmiiksi resursseja nopeaan tarjoukseen
Puutteellinen markkinointi kilpailutuksesta – ilmoitus ei tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia
Aiempi kilpailutus tai sopimuskumppani on jo vakiintunut, eivätkä muut toimijat koe kannattavaksi lähteä mukaan kilpailuun

Mitä laki edellyttää yhden tarjoajan tilanteessa?

Hankintalain uudistuksen myötä on tulossa aiempaa selkeämpi lähtökohta: jos EU-kynnysarvon ylittävään avoimeen kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous, hankintayksikön on lähtökohtaisesti keskeytettävä hankinta ja uusittava kilpailutus. Ajatuksena on, ettei yhden tarjouksen varaan syntynyttä hankintapäätöstä voida pitää aidosti kilpailuun perustuvana.

Uusimisvelvollisuudesta voidaan kuitenkin poiketa, jos hankinta on valmisteltu huolellista markkinakartoitusta hyödyntäen. Tämä tekee markkinakartoituksesta entistä tärkeämmän työkalun: hyvin tehty ja dokumentoitu markkinakartoitus voi olla peruste sille, ettei kilpailutusta tarvitse uusia, vaikka tarjouksia saataisiinkin vain yksi.

Huomioitavaa: Tarkat voimaantulopäivät ja soveltamisalan yksityiskohdat kannattaa aina varmistaa ajantasaisesta lähteestä, sillä hankintalain uudistus etenee vaiheittain.

Näin ehkäiset yhden tarjoajan tilanteen etukäteen

Tee markkinakartoitus ennen tarjouspyynnön laatimista. Selvitä, ketkä markkinoilla toimivat ja millaisia vaatimuksia he pystyisivät realistisesti täyttämään.
Arvioi soveltuvuusvaatimusten suhteellisuus. Kysy jokaisen vaatimuksen kohdalla, onko se todella välttämätön vai rajaako se tarpeettomasti kilpailua.
Käytä teknologianeutraaleja vaatimuksia tuotemerkkien tai yksittäisten ratkaisujen sijaan.
Varaa riittävän pitkä tarjousaika, erityisesti monimutkaisissa hankinnoissa.
Markkinoi kilpailutusta aktiivisesti – pelkkä HILMA-ilmoitus ei aina tavoita kaikkia potentiaalisia tarjoajia, varsinkin pienempiä toimijoita.
Harkitse hankinnan jakamista osiin. Pienempiin osiin jaettu hankinta voi houkutella useampia tarjoajia, jotka eivät pystyisi tarjoamaan koko kokonaisuudesta.

Entä jos tarjouksia on jo saatu vain yksi?

Jos kilpailutukseen on jo saatu vain yksi tarjous, kannattaa arvioida huolellisesti:

Onko hankinta valmisteltu markkinakartoitusta hyödyntäen – jos on, tilanne voi olla poikkeuksellisesti hyväksyttävä
Onko tarjouspyynnössä ollut piirteitä, jotka ovat voineet rajata kilpailua tarpeettomasti
Kannattaako hankinta silti keskeyttää ja uusia, vaikka lain vaatimus ei suoraan velvoittaisikaan siihen – yhden tarjouksen varaan tehty päätös on aina alttiimpi myöhemmälle riitautukselle

Näin autamme

Autamme hankintayksiköitä sekä ehkäisemään yhden tarjoajan tilanteita etukäteen että arvioimaan, mitä tehdä, jos tilanne on jo syntynyt. Palvelumme kattaa:

Tarjouspyyntöjen ja soveltuvuusvaatimusten arvioinnin kilpailua rajoittavien tekijöiden varalta
Markkinakartoitusten suunnittelun ja toteutuksen
Arvion siitä, onko kilpailutus uusittava, ja tarvittaessa uuden kilpailutuksen valmistelun

Ota yhteyttä

Jos kilpailutuksenne on juuri kerännyt vain yhden tarjouksen, tai haluatte varmistaa etukäteen, ettei näin käy, ota yhteyttä.

Teppo Laine, asianajaja, osakas · teppo.laine@legistum.fi Asianajotoimisto Legistum Oy · Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki · puh. 0207 424 460 · toimisto@legistum.fi · www.legistum.fi

Asianajotoimisto Legistum Oy

Julkisen hankinnan suunnittelu – näin varmistat onnistuneen kilpailutuksen

Julkisen hankinnan suunnittelu on koko hankintaprosessin tärkein vaihe. Suurin osa virheistä, valituksista ja epäonnistumisista johtuu puutteellisesta valmistelusta, ei niinkään kilpailutuksen toteutuksesta.

Kun hankinta suunnitellaan huolellisesti, tarjouspyyntö on selkeä, tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja hankintapäätös kestää tarkastelun. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä julkisen hankinnan suunnittelussa tulee huomioida.

Miksi julkisen hankinnan suunnittelu on kriittistä?

Hankintalainsäädäntö asettaa vaatimukset tasapuoliselle kohtelulle, avoimuudelle ja syrjimättömyydelle. Nämä periaatteet konkretisoituvat juuri suunnitteluvaiheessa.

Jos hankinnan kohde on määritelty epäselvästi tai vertailuperusteet ovat puutteelliset, ongelmat näkyvät myöhemmin tarjousten käsittelyssä ja päätöksenteossa.

Hyvä suunnittelu vähentää valitusriskiä ja parantaa hankinnan lopputulosta.

1. Tarpeen määrittely

Julkisen hankinnan suunnittelu alkaa tarpeen tunnistamisesta. Mitä ollaan hankkimassa ja miksi?

On tärkeää erottaa toisistaan tavoiteltu lopputulos ja tekninen ratkaisu. Hankintayksikön ei tule määritellä tarpeettoman tarkasti, miten palvelu tai tuote toteutetaan, vaan mitä siltä vaaditaan.

Selkeä tarvemäärittely luo perustan koko kilpailutukselle.

2. Markkinakartoitus

Ennen kilpailutusta on suositeltavaa selvittää, millaisia ratkaisuja markkinoilla on tarjolla. Markkinakartoitus auttaa ymmärtämään, miten hankinta kannattaa toteuttaa ja millaisia vaatimuksia voidaan asettaa.

Samalla voidaan varmistaa, että vaatimukset eivät rajoita kilpailua liikaa tai sulje potentiaalisia tarjoajia pois.

Markkinavuoropuhelu on usein hyödyllinen erityisesti vaativissa hankinnoissa.

3. Hankintamenettelyn valinta

Julkisen hankinnan suunnitteluun kuuluu myös oikean hankintamenettelyn valinta. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi avoin menettely, rajoitettu menettely sekä erilaiset neuvottelumenettelyt.

Menettelyvalinta vaikuttaa siihen, miten hankinta etenee ja kuinka paljon joustavuutta hankintayksiköllä on.

Virheellinen menettelyvalinta on yksi yleisimmistä valitusperusteista.

4. Tarjouspyynnön valmistelu

Tarjouspyyntö on hankinnan keskeinen asiakirja. Sen tulee olla selkeä, johdonmukainen ja riittävän tarkka.

Tarjouspyynnössä tulee määritellä muun muassa

hankinnan kohde
pakolliset vaatimukset
vertailuperusteet
sopimusehdot

Hyvin laadittu tarjouspyyntö mahdollistaa tarjousten objektiivisen vertailun ja vähentää tulkintaerimielisyyksiä.

5. Vertailuperusteiden suunnittelu

Vertailuperusteet ratkaisevat, mikä tarjous voittaa. Niiden tulee olla ennalta ilmoitettuja, selkeitä ja mitattavissa.

Epäselvät tai tulkinnanvaraiset vertailuperusteet ovat yksi yleisimmistä syistä riitoihin julkisissa hankinnoissa.

Hyvin suunnitellut kriteerit tekevät vertailusta läpinäkyvää ja oikeudenmukaista.

6. Riskien tunnistaminen

Julkisen hankinnan suunnitteluun kuuluu myös riskien arviointi. Näitä voivat olla esimerkiksi

valitusriski
sopimuskauden aikaiset muutokset
toimittajan suorituskyky
aikataulun viivästyminen

Kun riskit tunnistetaan etukäteen, niihin voidaan varautua sopimusehdoilla ja hankinnan rakenteella.

Ota yhteyttä meihin. Julkisen hankinnan suunnittelu on ratkaiseva vaihe onnistuneessa kilpailutuksessa. Huolellinen valmistelu auttaa varmistamaan, että hankinta toteutetaan lainmukaisesti, tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja lopputulos vastaa hankintayksikön tarpeita.

Kun suunnitteluun panostetaan riittävästi, koko hankintaprosessi etenee sujuvammin ja valitusriskit pienenevät merkittävästi.

Tarvitsetteko apua julkisen hankinnan suunnittelussa? Asiantuntijan tuki voi auttaa varmistamaan, että kilpailutus rakennetaan kerralla oikein.

Asianajotoimisto Legistum Oy

Julkinen hankinta – mitä jokaisen hankintayksikön on tiedettävä

Julkinen hankinta koskettaa vuosittain tuhansia organisaatioita Suomessa. Silti monelle hankintayksikölle julkinen hankinta on edelleen epäselvä, monimutkainen ja jopa pelottava kokonaisuus. Mitä julkinen hankinta tarkoittaa käytännössä? Milloin hankintalaki soveltuu? Ja miten hankinta tehdään oikein ilman valitusriskiä?

Tässä artikkelissa kerromme selkeästi, mitä julkinen hankinta on, ketä se koskee ja miten hankintayksikkö voi toteuttaa hankinnan lainmukaisesti ja hallitusti.

Mitä julkinen hankinta tarkoittaa?

Julkinen hankinta tarkoittaa tavaroiden, palveluiden tai urakoiden hankintaa, jonka tekee hankintalain mukainen hankintayksikkö. Julkinen hankinta ei riipu organisaation nimestä tai toimialasta, vaan siitä, kuka hankinnan tekee ja millä varoilla se rahoitetaan.

Julkinen hankinta on kyseessä silloin, kun hankinnan tekee esimerkiksi kunta, hyvinvointialue, valtio, seurakunta tai muu julkinen toimija. Myös yhtiö, säätiö tai yhdistys voi olla hankintayksikkö, jos sen toimintaa rahoitetaan julkisilla varoilla tai siihen kohdistuu julkinen määräysvalta.

Ketä julkinen hankinta koskee?

Julkinen hankinta koskee kaikkia hankintayksiköitä, jotka käyttävät julkisia varoja. Tämä yllättää usein organisaatiot, jotka eivät pidä itseään perinteisinä julkisina toimijoina. Julkinen hankinta voi koskea esimerkiksi kuntien omistamia yhtiöitä, oppilaitoksia, säätiöitä tai hankkeita, joita rahoitetaan julkisilla avustuksilla.

Jos et ole varma, koskeeko julkinen hankinta teitä, asia kannattaa selvittää ennen hankinnan käynnistämistä.

Milloin julkinen hankinta on kilpailutettava?

Julkinen hankinta on kilpailutettava, kun hankinnan arvo ylittää hankintalaissa säädetyt kynnysarvot. Kynnysarvot vaikuttavat siihen, millaista menettelyä hankinnassa tulee käyttää ja miten laaja kilpailutus vaaditaan.

On tärkeää ymmärtää, että myös pienemmät hankinnat voivat olla julkisia hankintoja, vaikka menettely olisi kevyempi. Julkinen hankinta ei muutu yksityiseksi vain siksi, että sen arvo on alhainen.

Julkisen hankinnan vaiheet

Julkinen hankinta etenee vaiheittain. Hankinnan suunnittelu on koko prosessin tärkein osa, sillä virheet alkuvaiheessa heijastuvat koko hankintaan. Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön laatiminen määrittävät, millaisia tarjouksia saadaan ja miten niitä voidaan vertailla.

Tarjousten käsittely, vertailu ja hankintapäätös edellyttävät huolellista dokumentointia ja tasapuolista kohtelua. Julkinen hankinta ei pääty päätökseen, vaan jatkuu sopimuskauden hallinnalla, jossa nousee usein esiin kysymyksiä sopimusmuutoksista ja hinnantarkistuksista.

Julkinen hankinta ja valitusriski

Yksi yleisimmistä huolenaiheista julkisessa hankinnassa on markkinaoikeusvalitus. Valitusriski liittyy usein epäselviin hankinta-asiakirjoihin, puutteellisiin vertailuperusteisiin tai virheelliseen menettelyyn.

Hyvin valmisteltu julkinen hankinta vähentää valitusriskiä merkittävästi. Selkeä hankintailmoitus, ennalta ilmoitetut vertailuperusteet ja huolellinen dokumentointi ovat avainasemassa.

Milloin julkiseen hankintaan kannattaa hakea apua?

Julkiseen hankintaan kannattaa hakea apua erityisesti silloin, kun kyseessä on ensimmäinen hankinta tai hankinta tehdään harvoin. Myös silloin, kun hankinnan arvo on merkittävä tai hankinta on juridisesti monimutkainen, asiantuntijan käyttö tuo varmuutta.

Moni hankintayksikkö hakee apua julkiseen hankintaan jo suunnitteluvaiheessa, jolloin virheet voidaan estää ennakolta. Toisinaan apua tarvitaan vasta ongelmatilanteissa, kuten oikaisuvaatimusten tai valitusten yhteydessä.

Kokonaisvaltainen tuki julkiseen hankintaan

Julkinen hankinta voidaan hoitaa osittain tai kokonaan asiantuntijan avulla. Kokonaisvaltainen hankintakonsultointi kattaa koko julkisen hankinnan elinkaaren aina suunnittelusta sopimuskauden aikaiseen neuvontaan.

Tällainen lähestymistapa on erityisen hyödyllinen hankintayksiköille, joilla ei ole omaa hankintaosaamista tai jotka haluavat minimoida juridiset riskit.

Yhteenveto

Julkinen hankinta on säännelty prosessi, joka edellyttää huolellisuutta ja osaamista. Oikein toteutettuna julkinen hankinta on tehokas ja läpinäkyvä tapa hankkia palveluita ja tuotteita. Epävarmuus on yleistä, mutta se on ratkaistavissa oikealla tiedolla ja tarvittaessa asiantuntijan avulla.

Jos julkinen hankinta herättää kysymyksiä, apua kannattaa hakea ajoissa.

Tarvitsetko apua julkiseen hankintaan?
Autamme hankintayksiköitä julkisen hankinnan kaikissa vaiheissa – tarvittaessa koko hankinta alusta loppuun.

👉 Kokonaisvaltainen hankintakonsultointi

Asianajotoimisto Legistum Oy

Mikä tekee hankinnasta “julkisen”?

Moni organisaatio yllättyy kuullessaan, että sen tekemä hankinta onkin julkinen hankinta. Usein kyse ei ole kunnasta tai valtiosta, vaan esimerkiksi yhdistyksestä, säätiöstä tai yhtiöstä, joka käyttää julkisia varoja.

Mutta mikä oikeastaan tekee hankinnasta “julkisen”? Tässä artikkelissa selitämme asian käytännönläheisesti.

Julkinen hankinta ei riipu nimestä

Hankinta ei ole julkinen siksi, että organisaation nimessä lukee kunta tai virasto. Ratkaisevaa on kuka hankinnan tekee ja millä rahoilla.

Hankinta on julkinen, jos sen tekee hankintalain tarkoittama hankintayksikkö.

Ketkä ovat hankintayksiköitä?

Hankintayksiköitä ovat muun muassa:

valtion viranomaiset
kunnat ja kuntayhtymät
hyvinvointialueet
seurakunnat
julkisoikeudelliset laitokset
tietyt yhtiöt, säätiöt ja yhdistykset

Yllättävää monelle on se, että myös osakeyhtiö, säätiö tai yhdistys voi olla hankintayksikkö, jos:

se on perustettu yleistä etua varten
sitä rahoitetaan pääosin julkisilla varoilla
julkisella taholla on määräysvalta toimintaan

Rahoitus ratkaisee usein

Yksi tärkeimmistä kysymyksistä on:
käytetäänkö hankintaan julkisia varoja?

Jos hankinta rahoitetaan esimerkiksi:

kunnan tai valtion avustuksella
EU-tuella
julkisen toimijan budjetista

on erittäin mahdollista, että hankintaan sovelletaan hankintalakia.

Hankinnan arvo vaikuttaa menettelyyn

Kaikki julkiset hankinnat eivät vaadi raskasta kilpailutusta. Merkitystä on myös hankinnan arvolla.

Hankintalaissa on niin sanotut kynnysarvot, joiden alittuessa menettely on kevyempi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että hankinnan voisi tehdä vapaasti ilman sääntöjä.

Ensikertalaiselle juuri tämä kohta aiheuttaa eniten epävarmuutta.

Yksi yleisimmistä virheistä

Yleinen ajatus on:

“Tämä on niin pieni hankinta, ettei tämä voi olla julkinen.”

Todellisuudessa pienikin hankinta voi olla julkinen, jos sen tekee hankintayksikkö. Virheellinen oletus voi johtaa siihen, että hankinta joudutaan jälkikäteen perustelemaan tai jopa keskeyttämään.

Milloin kannattaa kysyä asiantuntijalta?

Jos jokin näistä tuntuu epäselvältä, asiantuntija-apu kannattaa ottaa mukaan ennen kuin hankinta käynnistetään:

olet epävarma, oletko hankintayksikkö
rahoitus tulee osin julkisista varoista
kyseessä on ensimmäinen hankinta
hankinnan arvo on lähellä kynnysarvoa

Yksi lyhyt keskustelu voi säästää paljon aikaa ja vaivaa myöhemmin.

Hankinta on siis julkinen, kun:

sen tekee hankintalain tarkoittama hankintayksikkö
tai se rahoitetaan julkisilla varoilla
ja hankinnan arvo ylittää tietyt rajat

Jos et ole varma, koskeeko hankintalaki juuri teitä, ota yhteyttä. Epävarmuus on täysin normaalia – ja ratkaistavissa.

Tarvitsetko apua julkisen hankinnan kanssa?

Voimme hoitaa hankinnan puolestasi alusta loppuun tai varmistaa, että lähdet liikkeelle oikein.

👉 Kokonaisvaltainen hankintakonsultointi

Asianajotoimisto Legistum Oy