Julkiset hankinnat ovat monivaiheisia prosesseja, joissa yhdistyvät lainsäädäntö, käytännön kilpailutusosaaminen ja markkinatuntemus. Siksi moni organisaatio etsii tuekseen julkisen hankinnan osaajaa, joka pystyy varmistamaan, että hankinta toteutetaan tehokkaasti, lainmukaisesti ja ilman turhia riskejä.
Julkisen hankinnan osaaja voi auttaa sekä yksittäisissä kysymyksissä että koko kilpailutuksen toteuttamisessa alusta loppuun.
Mitä julkisen hankinnan osaaja tekee?
Julkisen hankinnan osaaja toimii hankintayksikön tukena hankinnan kaikissa vaiheissa. Asiantuntija voi auttaa hankinnan suunnittelussa, tarjouspyynnön laatimisessa, tarjousten arvioinnissa sekä hankintapäätöksen perustelujen valmistelussa.
Monissa tilanteissa hankintaosaaja osallistuu myös markkinakartoitukseen ja sopimusvaiheen kysymyksiin. Näin hankintayksikkö voi keskittyä omiin tavoitteisiinsa samalla, kun asiantuntija huolehtii hankintaprosessin juridisesta ja käytännöllisestä toteutuksesta.
Milloin julkisen hankinnan osaajaa tarvitaan?
Julkisen hankinnan osaajaa tarvitaan erityisesti silloin, kun hankinta on suuri, monimutkainen tai harvoin toteutettava.
Esimerkiksi IT-järjestelmän hankinta, rakennusurakka tai laaja palveluhankinta voi sisältää useita juridisia ja käytännön haasteita. Myös tilanteet, joissa hankintayksiköllä ei ole omaa hankintaosaamista, ovat tyypillisiä syitä käyttää ulkopuolista asiantuntijaa.
Hankintaosaaja voi olla tärkeä tuki myös silloin, kun organisaatio tekee ensimmäistä kertaa julkisen hankinnan.
Osaaminen vähentää virheitä ja valituksia
Yksi yleisimmistä syistä käyttää julkisen hankinnan osaajaa on valitusriskin vähentäminen. Virheitä syntyy usein tarjouspyynnössä, vertailuperusteissa tai hankintapäätöksen perusteluissa.
Kun hankinnan valmistelussa on mukana kokenut asiantuntija, voidaan varmistaa, että tarjouspyyntö on selkeä, vertailuperusteet ovat läpinäkyviä ja hankintapäätös perustellaan asianmukaisesti.
Tämä vähentää riskiä siitä, että hankinnasta tehdään hankintaoikaisuvaatimus tai valitus markkinaoikeuteen.
Julkisen hankinnan osaaja säästää aikaa
Julkisen hankinnan toteuttaminen voi vaatia paljon aikaa ja resursseja. Organisaatiolla ei aina ole mahdollisuutta perehtyä yksityiskohtaisesti hankintalainsäädäntöön tai kilpailutusprosessin kaikkiin vaiheisiin.
Asiantuntijan avulla hankinta voidaan toteuttaa tehokkaammin ja nopeammin. Samalla hankintayksikkö välttää tilanteet, joissa kilpailutus joudutaan keskeyttämään tai tekemään uudelleen virheiden vuoksi.
Millaisia hankintoja asiantuntija voi hoitaa?
Julkisen hankinnan osaaja voi auttaa monenlaisissa kilpailutuksissa. Tyypillisiä hankintoja ovat esimerkiksi
IT-järjestelmien ja ohjelmistojen hankinnat
palveluhankinnat
rakennusurakat
puitesopimukset
sosiaali- ja terveyspalvelut
asiantuntijapalveluiden kilpailutukset
Asiantuntija voi osallistua koko hankintaprosessiin tai vain tiettyyn vaiheeseen, jossa hankintayksikkö tarvitsee tukea.
Julkisen hankinnan osaaja auttaa varmistamaan, että kilpailutus toteutetaan hankintalain mukaisesti ja mahdollisimman sujuvasti. Asiantuntijan käyttö voi vähentää virheitä, pienentää valitusriskiä ja säästää hankintayksikön aikaa.
Erityisesti suurissa tai monimutkaisissa hankinnoissa osaajan käyttäminen voi olla ratkaiseva tekijä onnistuneen hankinnan toteuttamisessa.