Poikkeuksellisen alhainen hinta on tilanne, jossa tarjoajan antama tarjoushinta vaikuttaa niin matalalta, että sen toteuttamiskelpoisuus herättää epäilyksiä. Julkisissa hankinnoissa tämä ei automaattisesti tarkoita, että tarjous olisi hylättävä, mutta se velvoittaa hankintayksikön selvittämään asian.
Tavoitteena on varmistaa, että tarjous on realistinen ja että sopimus voidaan toteuttaa laadukkaasti koko sopimuskauden ajan.
Mitä tarkoittaa poikkeuksellisen alhainen hinta?
Poikkeuksellisen alhainen hinta tarkoittaa tarjousta, joka poikkeaa merkittävästi muista saaduista tarjouksista tai hankintayksikön omasta kustannusarviosta.
Kyse ei ole pelkästään halvin hinta -tilanteesta, vaan siitä, että hinta on niin alhainen, että se voi vaarantaa sopimuksen toteuttamisen.
Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, kun tarjoaja on laskenut hinnan virheellisesti tai alihinnoitellut tarjouksen saadakseen sopimuksen.
Hankintayksikön velvollisuus selvittää hinta
Jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta, hankintayksikön on pyydettävä tarjoajalta kirjallinen selvitys hinnan perusteista.
Selvityksessä tarjoajan tulee osoittaa, että se pystyy toteuttamaan sopimuksen tarjotulla hinnalla. Perustelut voivat liittyä esimerkiksi tuotantomenetelmiin, tehokkuuteen, erityisiin etuihin tai poikkeuksellisen edullisiin hankintaehtoihin.
Ilman selvitystä hankintayksikkö ei voi automaattisesti hylätä tarjousta.
Milloin tarjous voidaan hylätä?
Tarjous voidaan hylätä, jos selvityksen perusteella käy ilmi, että hinta ei ole realistinen ja sopimusta ei todennäköisesti voida toteuttaa asianmukaisesti.
Hylkäys voi tulla kyseeseen myös silloin, jos alhainen hinta perustuu esimerkiksi työehtosopimusten rikkomiseen tai muihin lainvastaisiin perusteisiin.
Hankintayksikön on kuitenkin aina perusteltava päätöksensä huolellisesti.
Tarjoajan näkökulma
Tarjoajan kannalta poikkeuksellisen alhainen hinta voi olla sekä mahdollisuus että riski. Se voi auttaa voittamaan kilpailutuksen, mutta samalla se voi johtaa siihen, että tarjous joutuu tarkempaan tarkasteluun.
Siksi tarjouksen hinnoittelun tulee olla huolellista ja perusteltua. Tarjoajan on hyvä varautua siihen, että hankintayksikkö pyytää lisäselvityksiä.
Yhteys valituksiin ja riitoihin
Poikkeuksellisen alhainen hinta voi johtaa myös riitatilanteisiin, jos muut tarjoajat katsovat, että tarjous on ollut epärealistinen eikä olisi pitänyt tulla hyväksytyksi.
Tällöin asia voi päätyä hankintaoikaisuvaatimukseen tai markkinaoikeuden käsittelyyn.
Siksi hankintayksikön on tärkeää dokumentoida selvitykset huolellisesti.
Ota yhteyttä asiassa. Poikkeuksellisen alhainen hinta ei ole automaattinen hylkäysperuste, vaan se edellyttää aina selvityksen pyytämistä tarjoajalta. Vasta selvityksen jälkeen hankintayksikkö voi arvioida, onko tarjous hyväksyttävissä.
Huolellinen käsittely suojaa sekä hankintayksikköä että tarjoajia ja varmistaa, että kilpailutus on tasapuolinen ja lainmukainen.