Tarjouspyynnön laatiminen on yksi julkisen hankinnan tärkeimmistä vaiheista. Huonosti laadittu tarjouspyyntö voi johtaa siihen, että tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, kilpailutus epäonnistuu tai hankintapäätöksestä tehdään valitus.
Epäonnistuminen tarjouspyynnön laatimisessa ei yleensä johdu yhdestä yksittäisestä virheestä, vaan siitä, että hankinnan tavoitteita, vaatimuksia ja menettelyä ei ole suunniteltu riittävän huolellisesti.
Miksi tarjouspyynnön onnistuminen on tärkeää?
Tarjouspyyntö määrittää koko kilpailutuksen pelisäännöt. Sen perusteella tarjoajat arvioivat, voivatko ja haluavatko osallistua kilpailutukseen.
Kun tarjouspyyntö on epäselvä, liian rajoittava tai ristiriitainen, seurauksena voi olla vähäinen määrä tarjouksia, huono kilpailutulos tai hankintaprosessin keskeytyminen.
Julkisissa hankinnoissa hankintayksikkö ei voi myöhemmin vapaasti korjata tarjouspyynnössä tehtyjä virheitä, koska kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti.
Yleisimmät syyt tarjouspyynnön epäonnistumiseen
Epäselvät vaatimukset
Yksi yleisimmistä ongelmista on se, että tarjouspyynnössä ei määritellä riittävän selkeästi, mitä hankinnalta odotetaan.
Tarjoajat voivat tulkita vaatimukset eri tavoin, jolloin tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia.
Erityisesti IT-järjestelmien ja asiantuntijapalveluiden hankinnoissa epäselvät vaatimukset aiheuttavat usein ongelmia.
Liian tarkat tekniset vaatimukset
Hankintayksiköllä on oikeus määritellä tarvitsemansa ratkaisu, mutta vaatimukset eivät saa perusteettomasti suosia tiettyä toimittajaa.
Esimerkiksi tietyn valmistajan ominaisuuksiin perustuvat vaatimukset voivat rajoittaa kilpailua.
Parempi tapa on usein määritellä tavoiteltu lopputulos ja toiminnalliset vaatimukset.
Vertailuperusteiden puutteellinen määrittely
Tarjousten vertailuperusteiden tulee olla selkeitä jo tarjouspyynnössä.
Jos tarjoajat eivät tiedä, millä perusteilla tarjouksia arvioidaan, kilpailutus voi olla lainvastainen.
Vertailuperusteiden tulee myös liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa objektiivinen arviointi.
Hankinnan tarpeen puutteellinen määrittely
Jos hankintayksikkö ei itse tiedä tarkasti, mitä se tarvitsee, tätä on vaikea määrittää tarjoajille.
Hyvä tarjouspyyntö lähtee aina todellisesta tarpeesta.
Ennen kilpailutusta kannattaa selvittää esimerkiksi markkinatilannetta, vaihtoehtoisia ratkaisuja ja hankinnan tavoitteita.
Sopimusehtojen unohtaminen
Tarjouspyyntö ei koske vain kilpailutusvaihetta, vaan myös tulevaa sopimussuhdetta.
Epäselvät sopimusehdot voivat aiheuttaa ongelmia myöhemmin esimerkiksi hinnankorotuksissa, palvelutasoissa tai sopimusmuutoksissa.
Mitä seuraa epäonnistuneesta tarjouspyynnöstä?
Puutteellinen tarjouspyyntö voi johtaa esimerkiksi siihen, että
-Tarjouksia saadaan liian vähän
-Tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia
-Hankinta joudutaan keskeyttämään
-Tarjoaja tekee hankintaoikaisuvaatimuksen
-Asia etenee markkinaoikeuteen
Pahimmassa tapauksessa koko kilpailutus joudutaan aloittamaan uudelleen.
Miten tarjouspyynnön epäonnistuminen voidaan estää?
Onnistunut tarjouspyyntö perustuu huolelliseen valmisteluun.
Hyviä käytäntöjä ovat esimerkiksi
-Hankinnan tavoitteen määrittely ennen kilpailutusta
-Markkinakartoituksen tekeminen
-Selkeät ja perustellut vaatimukset
-Toiminnallisten vaatimusten suosiminen
-Juridinen tarkistus ennen julkaisemista
Erityisesti vaativissa hankinnoissa ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa tunnistamaan riskit ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia.
Ota yhteyttä jos tarjouspyynnössä on ongelmia. Epäonnistuminen tarjouspyynnön laatimisessa voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia koko hankintaprosessille. Selkeys, avoimuus ja huolellinen suunnittelu ovat onnistuneen kilpailutuksen perusta.
Hyvä tarjouspyyntö ei ainoastaan vähennä valitusriskiä, vaan auttaa myös saamaan parempia tarjouksia ja saavuttamaan hankinnan tavoitteet.