Referenssivaatimukset ovat yksi yleisimmin käytetyistä keinoista arvioida tarjoajan soveltuvuutta julkisessa hankinnassa. Samalla ne ovat yksi yleisimmistä syistä, joiden vuoksi hankintapäätöksestä valitetaan markkinaoikeuteen. Liian tiukka tai epätarkoituksenmukainen referenssivaatimus voi sulkea pois muutoin päteviä tarjoajia ja johtaa syytöksiin tarjoajien syrjimisestä.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä referenssivaatimuksilla tarkoitetaan, miten niiden pitää olla suhteessa hankinnan kohteeseen, ja miten hankintayksikkö voi asettaa ne niin, että ne sekä varmistavat tarjoajan osaamisen että pitävät kilpailun avoimena.
Mitä referenssivaatimukset tarkoittavat?
Referenssivaatimuksilla hankintayksikkö edellyttää tarjoajalta näyttöä aiemmasta kokemuksesta vastaavanlaisista toimituksista tai palveluista. Tyypillisiä referenssivaatimuksia ovat esimerkiksi:
- Vaatimus tietystä määrästä toteutettuja, vastaavanlaisia hankkeita tietyn ajanjakson sisällä
- Vaatimus tietyn kokoluokan tai euromääräisen arvon referensseistä
- Vaatimus referensseistä tietyltä toimialalta tai tietyntyyppisiltä asiakkailta (esim. julkiselta sektorilta)
Suhteellisuusperiaate rajoittaa referenssivaatimuksia
Hankintalain mukaan soveltuvuusvaatimusten, referenssivaatimukset mukaan lukien, on oltava oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että hankintayksikkö ei voi vaatia enempää kuin mikä on todella tarpeen sen varmistamiseksi, että tarjoaja pystyy suoriutumaan juuri kyseisestä hankinnasta.
Yleisimpiä ylimitoitettuja referenssivaatimuksia ovat:
- Liian suuri vaadittu referenssimäärä suhteessa hankinnan laajuuteen
- Liian tiukka aikaraja, jonka sisällä referenssien on pitänyt toteutua (esim. vain viimeisen vuoden ajalta, vaikka ala ei muutu niin nopeasti)
- Liian kapea-alainen vaatimus toimialasta tai asiakastyypistä, joka sulkee pois muualla hankitun, tosiasiassa täysin relevantin kokemuksen
- Vaatimus nimenomaan julkisen sektorin referensseistä, vaikka yksityisellä sektorilla hankittu kokemus olisi yhtä pätevää
Ryhmittymät ja alihankkijoiden referenssit
Hankintalaki turvaa tarjoajan oikeuden käyttää muiden yksiköiden voimavaroja soveltuvuusvaatimusten täyttämiseksi. Tämä tarkoittaa käytännössä, että:
- Tarjoajien yhteenliittymä (ryhmittymä) voi täyttää referenssivaatimukset yhteenlaskettujen referenssien perusteella, vaikka yksikään ryhmän jäsenistä ei täyttäisi vaatimusta yksinään
- Alihankkijan referenssejä voidaan hyödyntää, kun alihankkija todella osallistuu kyseisen osan toteuttamiseen
- Hankintayksikkö ei saa asettaa vaatimusta, joka tosiasiassa estäisi tämän oikeuden käyttämisen – esimerkiksi vaatimalla, että yksittäisen tarjoajan on täytettävä koko referenssivaatimus itsenäisesti
Näin asetat referenssivaatimukset oikein
- Mieti, mitä vaatimuksella oikeasti halutaan varmistaa. Riittääkö osoitus siitä, että tarjoaja on toteuttanut samankaltaisia hankkeita, vai onko todella tarpeen vaatia tarkkaa euromäärää tai lukumäärää?
- Vertaa vaatimusta hankinnan laajuuteen. Pienessä hankinnassa ei ole perusteltua vaatia referenssejä, jotka vastaavat kokoluokaltaan huomattavasti suurempia hankkeita.
- Salli riittävän pitkä ajanjakso. Erityisesti aloilla, joilla vastaavia hankkeita toteutetaan harvoin, liian lyhyt referenssiaika voi karsia päteviä tarjoajia turhaan.
- Muista ryhmittymien ja alihankkijoiden oikeudet. Kirjaa tarjouspyyntöön selvästi, että referenssivaatimus voidaan täyttää myös ryhmittymän tai alihankkijan referensseillä.
- Vältä yksityiskohtia, jotka sopivat vain yhdelle toimittajalle. Jos referenssivaatimus täsmää tarkasti vain yhden markkinoilla toimivan yrityksen historiaan, se on vahva syrjinnän riskisignaali.
Näin autamme
Autamme hankintayksiköitä laatimaan soveltuvuus- ja referenssivaatimukset niin, että ne varmistavat tarjoajien pätevyyden mutta eivät altista kilpailutusta syrjintäväitteille. Autamme myös tarjoajia, joiden tarjous on hylätty referenssivaatimusten perusteella, arvioimaan onko hylkääminen ollut lainmukaista.
Ota yhteyttä
Jos olet laatimassa tarjouspyyntöä ja epävarma referenssivaatimusten mitoituksesta, tai tarjouksenne on hylätty referenssien perusteella, ota yhteyttä.
Teppo Laine, asianajaja, osakas · teppo.laine@legistum.fi Asianajotoimisto Legistum Oy · Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki · puh. 0207 424 460 · toimisto@legistum.fi · www.legistum.fi