Tilanne, jossa tarjouspyyntö on keskeytetty, herättää usein kysymyksiä sekä hankintayksiköissä että tarjoajissa. Julkisissa hankinnoissa kilpailutus voidaan keskeyttää, mutta siihen tulee olla lainmukainen ja perusteltu syy.
Keskeyttäminen voi vaikuttaa merkittävästi hankinnan aikatauluun, tarjoajien kustannuksiin ja koko kilpailutusprosessiin. Siksi päätöksen perusteet ovat usein tarkassa arvioinnissa.
Mitä tarkoittaa, että tarjouspyyntö on keskeytetty?
Kun tarjouspyyntö on keskeytetty, hankintayksikkö päättää lopettaa kilpailutuksen ilman hankintasopimuksen tekemistä.
Keskeytys voi tapahtua missä vaiheessa tahansa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hankintayksikkö voi esimerkiksi havaita tarjouspyynnössä virheen tai todeta, ettei hankintaa voida toteuttaa suunnitellulla tavalla.
Keskeytys ei tarkoita automaattisesti lainvastaista toimintaa, mutta päätöksen tulee perustua todellisiin ja hyväksyttäviin syihin.
Milloin kilpailutus voidaan keskeyttää?
Kilpailutuksen keskeyttäminen on sallittua vain perustellusta syystä.
Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi
tarjouspyynnössä havaittu olennainen virhe
hankintatarpeen muuttuminen
määrärahojen puuttuminen
liian korkeat tarjoukset
kilpailun puuttuminen
olosuhteiden merkittävä muuttuminen
Keskeistä on, että keskeytys ei saa olla mielivaltainen eikä syrjivä.
Voiko tarjouspyynnön keskeyttämisestä valittaa?
Kyllä. Tarjoaja voi tietyissä tilanteissa tehdä hankintaoikaisuvaatimuksen tai valituksen markkinaoikeuteen, jos keskeyttämistä pidetään lainvastaisena.
Markkinaoikeus arvioi tällöin, oliko hankintayksiköllä todellinen ja hyväksyttävä peruste kilpailutuksen keskeyttämiseen.
Jos keskeytys perustuu esimerkiksi virheelliseen arvioon tai syrjivään menettelyyn, päätös voi olla lainvastainen.
Yleinen virhe: puutteellinen perustelu
Yksi yleisimmistä ongelmista on se, että keskeyttämispäätöstä ei perustella riittävästi.
Pelkkä toteamus siitä, että kilpailutus keskeytetään, ei yleensä riitä. Hankintayksikön tulee kuvata selkeästi, miksi kilpailutusta ei voida jatkaa.
Huolellinen dokumentointi on tärkeää erityisesti mahdollisten valitusten varalta.
Mitä tarjoajan kannattaa tehdä?
Jos tarjouspyyntö on keskeytetty ja tarjoaja epäilee päätöksen lainmukaisuutta, tilanne kannattaa arvioida nopeasti.
Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi
onko keskeytykselle esitetty todellinen peruste
kohdellaanko tarjoajia tasapuolisesti
olivatko tarjouspyynnön virheet aidosti olennaisia
onko keskeytys tehty kilpailutuksen lopputuloksen vuoksi
Muutoksenhaun määräajat ovat lyhyitä, joten reagointi kannattaa tehdä ajoissa.
Voidaanko kilpailutus aloittaa uudelleen?
Usein keskeytetty kilpailutus käynnistetään myöhemmin uudelleen korjatulla tarjouspyynnöllä.
Tällöin hankintayksikön tulee korjata aiemmat ongelmat ja varmistaa, että uusi kilpailutus toteutetaan hankintalain mukaisesti.
Tarjoajien kannalta uusi kilpailutus voi tarkoittaa uutta mahdollisuutta osallistua hankintaan.
Ota yhteyttä julkisen hankinnan ongelmatilanteessa. Tilanne, jossa tarjouspyyntö on keskeytetty, ei ole julkisissa hankinnoissa harvinainen. Keskeyttäminen on mahdollista, mutta sen tulee perustua todelliseen ja perusteltuun syyhyn.
Sekä hankintayksikön että tarjoajan kannattaa arvioida keskeytyspäätös huolellisesti, koska virheellinen keskeytys voi johtaa muutoksenhakuun ja viivästyksiin.
Asiantuntijan apu auttaa arvioimaan, onko keskeyttäminen toteutettu lainmukaisesti ja mitä toimenpiteitä tilanteessa kannattaa tehdä.