Hankintarengas on noussut ajankohtaiseksi vaihtoehdoksi erityisesti hankintalain uudistuksen myötä: kun sidosyksikköhankintojen käyttöala kapenee, moni kunta ja hyvinvointialue etsii uusia tapoja järjestää hankintansa tehokkaasti. Hankintarengas on yksi vakiintuneista tavoista tehdä tätä yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa.
Mitä hankintarengas tarkoittaa?
Hankintarengas on useamman hankintayksikön keskenään sopima yhteistyöjärjestely, jolla ne hankkivat yhdessä tarvitsemansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan. Hankintarengas voidaan perustaa joko yksittäistä hankintaa varten tai pidempiaikaista yhteistyötä varten – molemmista käytetään käytännössä samaa termiä.
Tärkeä periaate on, että hankintarengas ei ole poikkeus kilpailuttamisvelvollisuudesta. Hankintarenkaan on noudatettava hankintalakia siinä missä yksittäisenkin hankintayksikön, kun se hankkii yhdessä muiden kanssa. Tässä hankintarengas eroaa olennaisesti sidosyksikköhankinnasta, jossa kilpailuttamisvelvollisuutta ei ole lainkaan.
Miksi hankintarengas kiinnostaa juuri nyt?
Hankintalain uudistuksen myötä sidosyksiköiden käyttämiselle asetettiin vähimmäisomistusosuusvaatimus. Jos hankintayksikön omistusosuus sidosyksiköstä ei täytä vaatimusta, sidosyksikköhankinnan käyttäminen ei enää ole mahdollista ilman omistusrakenteen järjestelyä. Tässä tilanteessa hankintayksiköllä on käytännössä muutama vaihtoehto:
- Järjestellä omistusrakenne niin, että vähimmäisomistus täyttyy
- Lisätä omaa tuotantoa
- Toimia kuntayhtymämuodossa
- Siirtyä hankintarengasyhteistyöhön muiden hankintayksiköiden kanssa
Hankintarengas ei siis ole sidosyksikköhankinnan suora korvaaja – kilpailuttamisvelvollisuus säilyy – mutta se voi tuoda samankaltaisia tehokkuushyötyjä yhdistämällä useamman hankintayksikön tarpeet yhteen kilpailutukseen.
Hankintarenkaan hyödyt
- Suurempi ostovolyymi voi tuoda parempia hintoja ja ehtoja
- Yhteinen valmistelutyö säästää yksittäisen hankintayksikön resursseja – tarjouspyyntö, kilpailutus ja sopimushallinta hoidetaan kertaalleen useamman toimijan puolesta
- Yhtenäisemmät käytännöt alueen tai toimialan sisällä
- Mahdollisuus houkutella isompia tai kokeneempia toimittajia, kun hankinnan kokonaisvolyymi kasvaa
Mitä hankintarengasta perustettaessa kannattaa huomioida?
- Sopikaa yhteistyön muoto selkeästi. Kuka toimii hankinnan toteuttavana tahona (isäntäorganisaationa), ja miten muut osapuolet ovat mukana?
- Varmistakaa, että kaikki mukana olevat hankintayksiköt on mainittu hankinta-asiakirjoissa. Vain nimetyt hankintayksiköt voivat tehdä hankintoja syntyvän sopimuksen perusteella.
- Noudattakaa hankintalakia täysimääräisesti. Hankintarengas ei vapauta kilpailuttamisvelvollisuudesta, ja tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteet koskevat yhtä lailla yhteishankintaa.
- Ota huomioon hankinnan koon vaikutus kilpailuun. Liian suureksi kasvatettu hankintakokonaisuus voi karsia pois pienempiä toimittajia – tässä kannattaa punnita hankinnan mahdollista jakamista osiin.
- Sopikaa vastuunjaosta etukäteen. Kuka vastaa mahdollisista valituksista tai sopimusrikkomuksista, jos hankinta riitautetaan?
Näin autamme
Autamme hankintayksiköitä arvioimaan, onko hankintarengas oikea ratkaisu juuri teidän tilanteessanne – erityisesti jos olette menettämässä sidosyksikköasemanne lakiuudistuksen myötä. Autamme myös hankintarenkaan käytännön perustamisessa: sopimusrakenteen suunnittelussa, hankinta-asiakirjojen laadinnassa ja vastuunjaon sopimisessa osapuolten kesken.
Ota yhteyttä
Jos organisaatiosi harkitsee hankintarengasyhteistyötä muiden hankintayksiköiden kanssa, tai pohditte vaihtoehtoja sidosyksikköaseman menettämisen varalle, ota yhteyttä.
Teppo Laine, asianajaja, osakas · teppo.laine@legistum.fi
Asianajotoimisto Legistum Oy · Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki · puh. 0207 424 460 · toimisto@legistum.fi · www.legistum.fi