julkinenhankinta.fi

Laadittava julkisen hankinnan sopimus syntyy aina sopimusta edeltäneen hankintamenettelyn pohjalta. Selvää on, että sopimuksen on olennaisilta osin vastattava hankintailmoituksen tietoja, mutta sitä kuinka paljon näistä voidaan poiketa, on ns. harmaata aluetta. Tämän vuoksi hankintasopimuksen sisällön määräytyminen on merkittävä tekijä jo kilpailuttamisen alkumetreillä.

Hankintayksikön on määriteltävä tärkeimmät sopimusehdot jo hankintailmoituksessa sekä tarjouspyynnössä, koska hankintalain mukaan niissä on oltava laissa lueteltujen tietojen lisäksi myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten laatimisessa. Hyvin usein esimerkiksi jo tarjouspyynnössä määritellään, että YSE 1998 -ehtoja tai JYSE 2009 -palvelut ehtoja sovelletaan osana hankintasopimusta. Hyvään hankintasopimukseen tulee siten koota tärkeimmät ehdot ja tarvittaessa vain osa hankintaan sovellettavista yleisistä sopimusehdoista.

Hyvä hankintasopimus on yksilöity

Hyvä julkisen hankinnan sopimus on yksilöity. Se sisältää tiedot ja voimassaolevat yhteystiedot sopimuksen osapuolista ja sopimuksen perusteena olevista asiakirjoista. Hankintasopimuksessa tulee erityisesti kiinnittää huomioita sopimuksen kohteen määrittelyyn. Tämä voidaan tarvittaessa tehdä erillisellä liitteellä, jossa kuvataan esim. hankittava tavara, palvelu tai urakka. Toinen erittäin kriittinen kohta hankintasopimuksessa on osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden määrittely. Luonnollisesti sopimukseen tulee kirjata myös hinta ja maksuehdot tai tilaus-, toimitus- ja maksuehdot hankinnan laajuudesta riippuen. Hyvä julkisen hankinnan sopimus kuten sopimukset yleensäkin toimivat ohjeina esimerkiksi tilanteissa, joissa valvotaan toimitusta tai sen hyväksymistä. Hankintasopimukseen tuleekin kirjata esimerkiksi ohjeet siitä, miten puutteisiin tulee reagoida. Hyvässä hankintasopimuksessa on huomioitu myös muut sopimusrikkomukset, niistä ilmoittaminen sekä niiden seuraamukset.

Tarvittaessa hankintasopimusta laadittaessa on käytettävä asiantuntijaa, jotta esimerkiksi yrityssalaisuuksien suojaaminen, alihankinta, sopimuksen siirtäminen, sopimuksen purkaminen ja päättäminen, vakuudet, referenssioikeus tulee kirjattua siten kuin on ollut osapuolten tarkoituksena ja hankinnan tavoitteena. Huomioita tulee kiinnittää myös sovellettavaan lakiin, erimielisyyksien ratkaisemiseen, sopimusasiakirjoihin ja niiden etusijajärjestykseen, mutta ennen kaikkea hyvääkin sopimusta ja sen noudattamista tulee valvoa.