Julkiset tarjouspyynnöt ja niiden laatiminen
Julkiset tarjouspyynnöt on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että niiden perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään kirjallisesti ja määräaikaan mennessä tarjouksensa (hankintalaki 40 §).
Hankintayksikön on tehtävä julkiset tarjouspyynnöt erityistä huolellisuutta ja suunnitelmallisuutta noudattaen. Hankintayksikön on nimittäin laadittava lopullinen hankintasopimus lähtökohtaisesti samoin ehdoin kuin mitä hankintailmoituksesta tai tarjouspyynnöstä käy ilmi. Siten hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä on ehdottomasti tuotava ilmi kaikki ne ominaisuudet ja ehdot, joita hankintasopimuksessakin lopputuotteelta tai palvelulta taikka urakalta edellytetään.
Julkiset tarjouspyynnöt ja niiden sisältö
Julkisen tarjouspyynnön laatiminen vaatii riittävästi aikaa ja markkinatuntemusta. Usein saattaa käydä niin, että tarjouspyyntö ja haluttu lopputulos ovat keskenään ristiriitaisia tai että tarjouspyyntö tehdään vain sen vuoksi, että se on hankintasääntelystä johtuva välttämätön paha.
Julkinen tarjouspyyntö sisältää ainakin tarvittavat tekniset tiedot eli tiedot hankintamenettelyn vaiheista ja hankintaprosessista. Tarjouspyynnössä tulee ensinnäkin avata hankintayksikön odotukset. Milloin tarjoukset on jätettävä ja kuinka kauan niiden tulee olla voimassa? Mihin tarjoukset toimitetaan ja muut tällaiset tiedot ovat keskeisiä kilpailuttamisen lähtökohtia.
Hyvä julkinen tarjouspyyntö
Hyvä tarjouspyyntö määrittelee sen, että mitä halutaan ostaa, kuinka paljon ja miten. Tarjouspyynnölle tulee melkoinen lisäarvo, joka helpottaa hankintayksikön työtä, kun tarjouspyynnössä on määritelty yksiselitteisesti esimerkiksi kelpoisuutta kuvaavat asiakirjat sekä luettelo liitteistä, jotka tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa mukana. Tarjousten valintaa ja vertailua sekä hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen laatimista helpottaa myös se, että valintaperuste ja muut ehdot, kuten esimerkiksi toimitus- ja maksuehdot sekä sovellettavat yleiset sopimusehdot on määritelty etukäteen riittävän kattavasti ja hankintaan soveltuvin poikkeuksin.
Hyvä tarjouspyyntö ei ole kuitenkaan vain hankintayksiköitä varten. Myös tarjoajien on korostuneen tärkeää tietää ennen tarjouksen jättämistä hankinnan olennaiset ehdot sekä vertailuperusteet, jotta he voivat arvioida menestymismahdollisuuksiaan, mikäli tarjouksen valinnassa kiinnitetään huomiota muihin tekijöihin kuin hintaan. Etukäteinen panostaminen tarjouspyynnön sisältöön on hankintayksikön etu, koska se haluaa tietysti saada mahdollisimman hyviä tarjouksia ja kunnon kilpailua aikaiseksi.
